Reinhardt Haverans

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk waarmee organisaties elektronische documenten zoals facturen rechtstreeks tussen hun boekhoud- of ERP-systemen kunnen uitwisselen. 

Kort samengevat: 

• Het is geen e-mail, maar een beveiligd data-uitwisselingsplatform. 
• Facturen worden automatisch ingelezen, zonder manuele tussenkomst. 
• Het risico op fouten en laattijdige verwerking daalt aanzienlijk. 

België gebruikt Peppol al sinds 2017 in B2G-context (bedrijven naar overheid). Vanaf 2026 wordt dat de norm voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen. 
Volgens de FOD Financiën maakt deze overstap deel uit van het plan om btw-fraude te bestrijden en de administratie te vereenvoudigen. 

Wie valt onder de verplichting?

De maatregel geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, ongeacht grootte of sector. 
Dat betekent: 

• Eenmanszaken, kmo’s en grote ondernemingen 
• Zowel dienstverleners als productiebedrijven 
• Binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtigen 

Uitzonderingen blijven voorlopig voorzien voor: 

• Ondernemingen met btw-vrijstelling onder artikel 56bis (kleine ondernemingen) 
• Bepaalde B2C-transacties 
• Specifieke grensoverschrijdende gevallen 

De overheid voorziet een geleidelijke overgangsperiode in 2025 om bedrijven toe te laten te testen en aan te passen. 

Waarom voert de overheid dit in?

De redenen zijn zowel economisch als administratief: 

• Minder btw-fraude dankzij automatische verificatie 
• Minder administratie door rechtstreekse digitale verwerking 
• Snellere betalingstermijnen en transparantie 
• Europese afstemming met landen zoals Italië, Frankrijk en Polen, waar e-facturatie al verplicht is 

Volgens berekeningen van de FOD Financiën kan e-facturatie Belgische bedrijven samen meer dan 3 miljard euro per jaar besparen aan administratieve lasten. 

Wat betekent dit voor werknemers?

Voor medewerkers in boekhouding, administratie of verkoop verandert de werkwijze merkbaar: 

• Je leert e-facturen lezen, verwerken en controleren in plaats van pdf’s of papieren documenten. 
• Je werkt met nieuwe software en aangepaste workflows. 
• De nadruk verschuift van manuele input naar controle en opvolging. 

Dit vraagt een zekere digitale maturiteit, maar verlaagt tegelijk de werkdruk op repetitieve taken. 

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor werkgevers is 2025 hét moment om zich voor te bereiden. 
Belangrijkste actiepunten:

Controleer je software
Ga na of je boekhoudpakket of ERP-systeem Peppol ondersteunt. 
Bekende pakketten zoals Exact, WinBooks, Odoo, SAP en Sage bieden al integraties aan, maar soms moet de Peppol-functie nog worden geactiveerd.

Test de keten
Gebruik 2025 als proeffase om e-facturen te versturen en te ontvangen met enkele klanten of leveranciers. Zo ontdek je tijdig compatibiliteitsproblemen.

Train je medewerkers
Organiseer interne opleidingen voor je finance-, sales- en administratieteams. 
Een goede interne kennisdeling voorkomt fouten en frustratie in januari 2026.

Herbekijk je processen
Gebruik dit moment om je facturatiebeleid, goedkeuringsflows en archivering te moderniseren. 
E-facturatie is vaak de eerste stap naar bredere automatisering, zoals e-reporting en digitale handtekeningen. 

Fiscale aandachtspunten

• De btw-regels blijven ongewijzigd: alle wettelijke vermeldingen moeten ook op e-facturen staan. 
• Afrondingsregels veranderen: afronden mag enkel nog per btw-tarief, niet meer per lijn. 
• Bij niet-conforme facturen kan de btw-aftrek geweigerd worden. 
• De overheid voorziet boetes bij niet-naleving, al ligt de nadruk eerst op sensibilisering. 

Daarnaast plant België, net als andere EU-landen, een uitbreiding naar real-time e-reporting vanaf 2028. 

Tot slot

 Hoewel de verplichte invoering van e-facturatie definitief is vastgelegd, blijven sommige praktische richtlijnen en uitzonderingen nog afhankelijk van bijkomende uitvoeringsbesluiten. 

Vanaf 1 januari 2026 mogen Belgische werkgevers de waarde van een maaltijdcheque verhogen tot €10 per gewerkte dag.
De werkgeversbijdrage stijgt van €6,91 naar €8,91, terwijl de werknemersbijdrage (momenteel €1,09) ongewijzigd blijft. 

De verhoging past in het bredere streven van de federale overheid om de koopkracht van werknemers te versterken zonder de loonkosten te laten ontsporen. Toch is het belangrijk te benadrukken dat dit een maximumwaarde is, geen verplichting. Werkgevers beslissen zelf of ze dit plafond toepassen. 

Wat verandert er precies? 

Tot eind 2025 bedraagt de maximale waarde van een maaltijdcheque €8 per werkdag.
Vanaf 2026 mag dat bedrag dus stijgen tot €10 — een verhoging van 25%. 

De aanpassing betekent dat werknemers, afhankelijk van het aantal gewerkte dagen, tot €40 à €50 extra netto per maand kunnen ontvangen wanneer hun werkgever het nieuwe plafond volledig toepast. 

Voor veel bedrijven zal dit onderwerp in 2025 op de agenda komen bij de loonronde, cao-besprekingen of benefit-herzieningen. 

Waarom deze verhoging?

De maatregel komt er als koopkrachtversterking in een periode van hoge inflatie en stijgende levensduurte.
Omdat maaltijdcheques sociaal en fiscaal voordelig zijn (vrijgesteld van RSZ en belastingen binnen de wettelijke grenzen), is dit voor werkgevers een kostefficiënte manier om extra netto te bieden zonder loonsverhoging via het basissalaris. 

Volgens HR-experts is de verhoging bedoeld om: 

• Werknemers te helpen met stijgende voedingsprijzen; 
• Werkgevers meer ruimte te geven om het loonpakket aantrekkelijker te maken; 
• De administratieve regels rond cheques te moderniseren (digitale cheques, app-gebruik, enz.). 

Wat betekent dit voor werknemers?

• Meer koopkracht: Als je werkgever het plafond toepast, stijgt de waarde van je maaltijdcheques met €2 per werkdag. Dat komt overeen met ongeveer €40 tot €50 extra per maand. 
• Geen belastingimpact: De verhoging blijft fiscaal voordelig zolang de wettelijke grenzen worden gerespecteerd. 
• Niet automatisch: De verhoging gebeurt enkel als je werkgever beslist om de bijdrage op te trekken. 

Tip: Vraag in 2025 of je werkgever de verhoging zal doorvoeren en vanaf wanneer. 

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor werkgevers betekent de maatregel vooral een keuze:
ze mogen het nieuwe plafond toepassen, maar het is geen verplichting. 

Belangrijke aandachtspunten: 

• Kostprijsberekening: De verhoging van de werkgeversbijdrage (van €6,91 naar €8,91) betekent ongeveer €440 extra per werknemer per jaar (bij 220 werkbare dagen). 
• Vrijwillig karakter: Werkgevers kunnen zelf bepalen of en wanneer ze de verhoging invoeren, eventueel gefaseerd of per functiecategorie. 
• Payrollaanpassing: Wie de verhoging doorvoert, moet de instellingen in het loonpakket (via het sociaal secretariaat) aanpassen. 
• Communicatie: Een duidelijke interne communicatie voorkomt verwarring of valse verwachtingen bij medewerkers. 

Fiscaal voordeel behouden:
De verhoging blijft enkel vrijgesteld van RSZ en belastingen als de voorwaarden gerespecteerd worden: 

• de werknemer draagt minstens €1,09 per cheque bij; 
• de cheques dienen voor maaltijd- of voedingsaankopen; 
• ze worden elektronisch of via app uitgegeven. 

Timing en context

Hoewel de datum van 1 januari 2026 door de federale regering werd aangekondigd, is de definitieve wetgeving nog afhankelijk van het begrotingsakkoord.
De verhoging is dus aangekondigd beleid, maar de uitvoering (en eventuele sectorale uitzonderingen) moet nog officieel worden goedgekeurd. 

Het is aan te raden om in de loop van 2025 al na te gaan: 

• wat de impact is op je loonkost; 
• of je sector een cao of aanbeveling hierover publiceert; 
• en hoe dit past binnen je totale verloningsstrategie. 

Hoe zit het met de loonnorm 0%?

Voor de periode 2025–2026 geldt een loonnorm van 0%: in principe mogen de gemiddelde loonkosten niet stijgen, behalve door index of barema’s.

De wetgever heeft echter expliciet bepaald dat de verhoging van de maximale waarde van maaltijdcheques naar €10 buiten de loonnorm valt.

Werkgevers mogen de waarde dus optrekken tot €10 per dag zonder in conflict te komen met de loonnorm, op voorwaarde dat de andere wettelijke voorwaarden voor maaltijdcheques gerespecteerd blijven.

Tot slot 

De verhoging van de maaltijdcheques is een kleine, maar tastbare stap vooruit voor veel werknemers.
Voor werkgevers is het een kans om hun loonbeleid te moderniseren, zonder zware loonkostenstijging. 

Toch blijft de boodschap duidelijk:
De aangekondigde maatregelen zijn nog onder voorbehoud van een federaal begrotingsakkoord en kunnen in detail nog wijzigen in de loop van 2025. 

Headit volgt deze evoluties van dichtbij op en helpt organisaties bij het vertalen van nieuwe wetgeving naar een concreet en aantrekkelijk loonbeleid. 

Tegen 7 juni 2026 moeten alle EU-lidstaten, waaronder België, de Europese richtlijn over loontransparantie hebben omgezet in nationale wetgeving.
Deze richtlijn is een van de belangrijkste arbeidsrechtelijke hervormingen van de voorbije jaren en heeft één duidelijk doel: gelijke verloning voor gelijk werk, ongeacht gender of functiebenaming. 

De nieuwe regels verplichten werkgevers om transparanter te worden over hun loonbeleid, zowel bij aanwervingen als tijdens de loopbaan van werknemers.
Voor veel Belgische bedrijven zal dit een fundamentele verandering betekenen in hoe ze hun verloningsstructuur organiseren, documenteren en communiceren. 

Waarom komt er een richtlijn loontransparantie?

De Europese Commissie stelde vast dat de genderloonkloof in Europa al jaren rond 13 % schommelt, ondanks bestaande wetgeving over gelijke verloning.
Volgens de EU is de belangrijkste oorzaak gebrek aan transparantie: werknemers weten vaak niet wat collega’s of gelijkaardige functies verdienen, en looncriteria zijn zelden expliciet. 

De nieuwe richtlijn wil dit aanpakken door: 

• meer openheid te verplichten over lonen en loonschalen; 
• objectieve looncriteria te eisen bij werving en promotie; 
• en rapportering te voorzien over loonverschillen binnen bedrijven. 

Het resultaat moet zijn: duidelijkheid, eerlijkheid en vertrouwen in loonbeleid. 

Wat verandert er concreet?

De richtlijn bevat een reeks verplichtingen voor werkgevers, die uiterlijk tegen juni 2026 in nationale wetgeving moeten zijn omgezet.

Transparantie bij aanwerving

Werkgevers moeten reeds bij vacaturepublicatie of sollicitatie informatie geven over het verwachte loonbereik of de bijhorende loonschaal. 

Ze mogen kandidaten niet meer vragen naar hun huidige of vorige loon.

Rechten van werknemers

Werknemers krijgen het recht om te weten wat collega’s met vergelijkbare functies verdienen (geanonimiseerd). 

Ze mogen inzage vragen in de criteria die bepalen waarom iemand meer of minder verdient (ervaring, opleiding, prestaties, anciënniteit …).

Rapportering over loonverschillen

Grote ondernemingen moeten regelmatig rapporteren over de genderloonkloof binnen hun organisatie. 

De frequentie hangt af van de bedrijfsgrootte: 

• Vanaf 250 werknemers: jaarlijks rapport; 
• 150–249 werknemers: om de drie jaar; 
• 100–149 werknemers: om de vijf jaar. 

Indien er meer dan 5 % onverklaarbaar verschil bestaat, moet het bedrijf een gelijkheidsanalyse uitvoeren en actieplan opstellen.

Schadevergoeding en bewijsverlichting

Werknemers die ongelijk worden verloond, krijgen recht op volledige schadevergoeding.

De bewijslast verschuift: het is aan de werkgever om aan te tonen dat het loonverschil objectief en gerechtvaardigd is. 

Wat betekent dit voor werknemers?

Voor werknemers betekent de richtlijn meer inzicht en rechten. 

Concreet: 

• Je zal meer informatie kunnen krijgen over loonschalen, criteria voor loonsverhoging en promoties. 
• Je kan vragen stellen over het gemiddelde loon voor een functie of functieniveau. 
• Je krijgt bescherming tegen represailles wanneer je informatie vraagt of een klacht indient. 

Het resultaat is dat loontransparantie een recht wordt, niet enkel een morele ambitie. 

Wat betekent dit voor werkgevers?

Voor werkgevers betekent deze richtlijn vooral meer transparantie, meer administratie en meer nood aan onderbouwd beleid. 

Belangrijke actiepunten:

Maak je loonbeleid expliciet

Documenteer hoe lonen tot stand komen: op basis van functie, competenties, ervaring of anciënniteit.
Zorg dat elk criterium objectief en meetbaar is.

Analyseer interne loondata

Voer tijdig een loonkloofanalyse uit om eventuele verschillen in kaart te brengen.
Dat helpt om in 2026 niet verrast te worden door rapporteringsverplichtingen.

Bereid communicatie voor

Transparantie betekent niet dat alle lonen publiek moeten zijn, maar wel dat werknemers het systeem moeten kunnen begrijpen.
Interne communicatie en opleiding van managers zijn cruciaal.

Werk samen met HR- en sociaal secretariaat

De rapporteringsplicht en loongegevens zullen via nieuwe sjablonen of digitale tools verlopen.
Een goede voorbereiding bespaart tijd en reputatierisico’s. 

Context: België loopt deels voorop

België heeft vandaag al wetgeving over gelijke verloning en genderloonkloofrapportering, maar de nieuwe EU-richtlijn: 

• maakt de regels strenger, 
• verhoogt de rapportagefrequentie, 
• en breidt het recht op individuele loontransparantie uit naar alle werknemers. 

De nieuwe wet zal dus deels bestaande verplichtingen uitbreiden en harmoniseren met de Europese normen. 

Tot slot

De Europese richtlijn over loontransparantie zal de manier waarop Belgische bedrijven over loon spreken fundamenteel veranderen.
Ze verplicht organisaties om eerlijkheid in verloning te bewijzen, niet enkel te beloven. 

Hoewel de concrete Belgische wetgeving nog in voorbereiding is, is de deadline van juni 2026 vastgelegd.