Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier waarop Belgische ondernemingen factureren fundamenteel.
De federale overheid voert dan de verplichte elektronische facturatie (e-facturatie) in voor alle btw-plichtige bedrijven.
Een pdf-factuur via e-mail zal niet langer als geldig document worden beschouwd.
Facturen moeten voortaan in een gestructureerd elektronisch formaat worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, volgens de Europese standaard EN 16931 (Peppol BIS 3.0).
Deze verplichting past binnen een bredere Europese trend richting digitale rapportering en btw-transparantie, en zal een voelbare impact hebben op de dagelijkse werking van zowel kleine als grote bedrijven.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk waarmee organisaties elektronische documenten zoals facturen rechtstreeks tussen hun boekhoud- of ERP-systemen kunnen uitwisselen.
Kort samengevat:
- Het is geen e-mail, maar een beveiligd data-uitwisselingsplatform.
- Facturen worden automatisch ingelezen, zonder manuele tussenkomst.
- Het risico op fouten en laattijdige verwerking daalt aanzienlijk.
België gebruikt Peppol al sinds 2017 in B2G-context (bedrijven naar overheid). Vanaf 2026 wordt dat de norm voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen.
Volgens de FOD Financiën maakt deze overstap deel uit van het plan om btw-fraude te bestrijden en de administratie te vereenvoudigen.
Wie valt onder de verplichting?
De maatregel geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, ongeacht grootte of sector.
Dat betekent:
- Eenmanszaken, kmo’s en grote ondernemingen
- Zowel dienstverleners als productiebedrijven
- Binnenlandse B2B-transacties tussen btw-plichtigen
Uitzonderingen blijven voorlopig voorzien voor:
- Ondernemingen met btw-vrijstelling onder artikel 56bis (kleine ondernemingen)
- Bepaalde B2C-transacties
- Specifieke grensoverschrijdende gevallen
De overheid voorziet een geleidelijke overgangsperiode in 2025 om bedrijven toe te laten te testen en aan te passen.
Waarom voert de overheid dit in?
De redenen zijn zowel economisch als administratief:
- Minder btw-fraude dankzij automatische verificatie
- Minder administratie door rechtstreekse digitale verwerking
- Snellere betalingstermijnen en transparantie
- Europese afstemming met landen zoals Italië, Frankrijk en Polen, waar e-facturatie al verplicht is
Volgens berekeningen van de FOD Financiën kan e-facturatie Belgische bedrijven samen meer dan 3 miljard euro per jaar besparen aan administratieve lasten.
Wat betekent dit voor werknemers?
Voor medewerkers in boekhouding, administratie of verkoop verandert de werkwijze merkbaar:
- Je leert e-facturen lezen, verwerken en controleren in plaats van pdf’s of papieren documenten.
- Je werkt met nieuwe software en aangepaste workflows.
- De nadruk verschuift van manuele input naar controle en opvolging.
Dit vraagt een zekere digitale maturiteit, maar verlaagt tegelijk de werkdruk op repetitieve taken.
Wat betekent dit voor werkgevers?
Voor werkgevers is 2025 hét moment om zich voor te bereiden.
Belangrijkste actiepunten:
Controleer je software
Ga na of je boekhoudpakket of ERP-systeem Peppol ondersteunt.
Bekende pakketten zoals Exact, WinBooks, Odoo, SAP en Sage bieden al integraties aan, maar soms moet de Peppol-functie nog worden geactiveerd.
Test de keten
Gebruik 2025 als proeffase om e-facturen te versturen en te ontvangen met enkele klanten of leveranciers. Zo ontdek je tijdig compatibiliteitsproblemen.
Train je medewerkers
Organiseer interne opleidingen voor je finance-, sales- en administratieteams.
Een goede interne kennisdeling voorkomt fouten en frustratie in januari 2026.
Herbekijk je processen
Gebruik dit moment om je facturatiebeleid, goedkeuringsflows en archivering te moderniseren.
E-facturatie is vaak de eerste stap naar bredere automatisering, zoals e-reporting en digitale handtekeningen.
Fiscale aandachtspunten
- De btw-regels blijven ongewijzigd: alle wettelijke vermeldingen moeten ook op e-facturen staan.
- Afrondingsregels veranderen: afronden mag enkel nog per btw-tarief, niet meer per lijn.
- Bij niet-conforme facturen kan de btw-aftrek geweigerd worden.
- De overheid voorziet boetes bij niet-naleving, al ligt de nadruk eerst op sensibilisering.
Daarnaast plant België, net als andere EU-landen, een uitbreiding naar real-time e-reporting vanaf 2028.
Tot slot
Hoewel de verplichte invoering van e-facturatie definitief is vastgelegd, blijven sommige praktische richtlijnen en uitzonderingen nog afhankelijk van bijkomende uitvoeringsbesluiten.
