Bedrijf actief in internationaal vermogensbeheer en vastgoed
Headit is op zoek naar een Part-time Assistant Family Office
Voor een internationaal actieve investeringsgroep met een rijke geschiedenis zoeken wij een Assistant Family Office die fungeert als rechterhand van een aandeelhouder en als spilfiguur binnen het family office.
Het gaat om een vertrouwensfunctie waarin je juridische, administratieve en organisatorische ondersteuning combineert op hoog niveau.
Waar zal je werken?
Je komt terecht in een internationale investeringsgroep met meer dan 100 jaar ervaring, actief in vastgoed (residentieel en commercieel) en participaties.
De operationele investeringsactiviteiten worden vanuit Nederland aangestuurd, terwijl in België de familiale structuur en governance worden opgevolgd.
Je werkt hoofdzakelijk vanuit Brecht met een zeer flexibele thuiswerkregeling.. Idealiter ben je 1 dag per week aanwezig in Rotterdam voor aansluiting met het bredere team (bespreekbaar).
Als Assistant Family Office ben je verantwoordelijk voor:
- Juridische en administratieve ondersteuning van de familie en haar entiteiten.
- Bewaken van governance en compliance binnen de structuur van de family office.
- Coördinatie van communicatie met externe adviseurs (juridisch, fiscaal, notarieel).
- Zorgdragen voor correcte en tijdige afhandeling van juridische documenten en registraties.
- Ondersteuning bij vermogensstructurering en opvolgingsstukken.
- Het verlenen van juridische ondersteuning (b.v. procesbegeleiding en signaleringsfunctie).
- Beheren administratie familie holding en overige entiteiten, waaronder privé administratie.
- Vastgoedbeheer t.b.v. privé panden.
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van familieleden en bestuur.
- Opstellen en beheren van volmachten, contracten en overeenkomsten.
- Beheer van het verzekeringspakket.
- Coördinatie van inschrijvingen en wijzigingen bij officiële registers.
- Beheer van vertrouwelijke dossiers, mailbox en archieven en zorg dragen voor opvolging.
- Ondersteunen bij fiscale en juridische trajecten en aangiftes.
- Signaleren van deadlines en juridische verplichtingen (jaarrekeningen, UBO-registraties etc.)
- Fungeren van aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
Onze ideale kandidaat:
- Beschikt over een Bachelor of Master (rechten, bedrijfskunde, financieel management of gelijkaardig)
- Heeft minstens 5 jaar relevante ervaring in een juridische, financiële of vertrouwelijke context (zoals Personal Assistant)
- Heeft affiniteit met governance, estate planning of vermogensstructuren (pluspunt)
- Drukt zich vlot uit in het Nederlands en Engels
- Werkt zeer gestructureerd en nauwkeurig
- Is discreet en integer (absolute must)
- Neemt initiatief en durft verantwoordelijkheid opnemen
- Is communicatief sterk en warm in omgang
- Houdt van ontzorgen en zaken correct en tijdig afronden
Wat mag je verwachten?
- Een parttime functie (3 à 4 dagen per week, max. 4 dagen)
- Flexibele werkorganisatie (geen klassieke 9–5 cultuur)
- Minstens 1 vaste dag per week in Brecht (bij voorkeur woensdag)
- Mogelijkheid tot 1 dag per week in Rotterdam, kan besproken worden
- 40u-stelsel met 12 ADV-dagen
- Een zeer aantrekkelijk en volledig loonpakket met mogelijkheid tot bedrijfswagen
- Een unieke kans om een sleutelrol op te nemen binnen een professioneel uitgebouwd family office, met ruimte om op termijn mee te groeien in verantwoordelijkheid.
